HVORDAN GJØRE ALT ELLER EFFEKTIV TIDSPLANLEGGING Hvor ofte har du ikke nok tid til å fullføre arbeidsoppgaver? Og hvorfor forblir tidsstyring en så vanskelig oppgave? Den vanligste hindringen vi møter når vi planlegger er oppfatningen av tid. Derfor er det aller første skrittet mot å mestre kunsten med tidsstyring å kritisk undersøke hvordan du oppfatter og administrerer tiden din fungerer i din favør? Fortsett følgende utsagn så detaljert som mulig: Uansett hvor opptatt jeg er, finner jeg tid til å gjøre ____________________ Jeg vet nøyaktig hvor mye tid jeg trenger å gjøre__________________ Jeg kommer alltid til å jobbe med __________________________ uten forsinkelser jeg kommer aldri for sent til ______________________________________ Jeg er alltid opptatt mellom ___________________________ Det er lettere for meg å overholde tidsfrister når jeg ___________________________ Ting som jeg enkelt delegerer dette til andre_________________________Nå gå gjennom svarene dine og finn ut hvilke nye ting du kan lære om deg selv. Spør deg selv hvorfor du er god til disse oppgavene. Hvorfor fungerer dette? Gjør du visse ting fordi du liker dem? Eller fordi du håndterer dem med hell? Gir du etter for eksternt press («Hvis jeg ikke gjør dette, får jeg sparken, så jeg takler det alltid») eller interne holdninger («Hvis jeg ikke gjør dette, vil jeg ikke være fornøyd med meg selv")? Spør deg selv hva som motiverer deg til å fullføre disse oppgavene. Vi har alle hindringer som hindrer oss i å administrere tiden vår effektivt. Derfor er det viktig å vite hva som fører til det formålsløse avfallet. Kanskje en liste over de viktigste kildene til å kaste bort tid vil hjelpe deg med å bestemme tidsreserver. Meningsløse telefonsamtaler: sosiale nettverk, fora, spill Mangel på prioriteringer av informasjon mellom avdelinger andre Korrigering av feil som kunne vært unngått. Dårlig organiserte møter ?” Du kan gjøre denne øvelsen i fri form eller bruke de uferdige setningene nedenfor. Oppgave 3. Hva fungerer ikke? Fortsett med følgende utsagn. Gi så mange eksempler du kan Jeg har aldri tid til å _________________________________ Jeg bruker for mye tid på _________________________________ Jeg har ikke klart definerte mål for ______________________ Jeg er villig og i stand til å studere hele dagen _________________________________ Jeg undervurderer alltid tiden det tar å ____________________ jeg. alltid utsette å starte ________________________________ Jeg er ofte forsinket ________________________________________________ Svar på oppgaven "Hva fungerer ikke?" vil bli en liste for deg over hva du trenger å fikse. Se ofte tilbake til denne listen for å finne ut hvor langt du har kommet mot å nå målene dine. Noen ganger presterer du dårligere på noen oppgaver enn andre, ikke fordi du mangler ferdighetene, men på grunn av personlige preferanser og spesifikke forhold som du må utføre. disse oppgavene. Enten du innser det eller ikke, vi har alle visse preferanser angående når og hvordan vi skal utføre forskjellige oppgaver.eller virksomhet. Når vi tar hensyn til våre preferanser, blir det mye lettere å gjennomføre det vi planlegger: Oppgave 4: Dine preferanser i tidsstyringsprosessen Skriv følgende liste over alternativer på et stykke papir og marker det du foretrekker foretrekker: Jobb uavhengig av andre Jobb samarbeid i team Fokuser på korte perioder Konsentrer deg over lengre tid Fokuser på én ting om gangen Multitask (gjør flere ting samtidig) Travel arbeidsplan Treg og enkel timeplan Planer og forutsigbarhet Uventethet og spontanitet Trange tidsfrister Lang tid på å fullføre en oppgave Bruk lang tid på å tenke på å fullføre en oppgave Ta raske avgjørelser Det er ingen rett eller galt med svar på disse spørsmålene. Det viktige er at svarene dine kan hjelpe deg å få en større forståelse av årsakene bak hva som fungerer og hva som ikke fungerer for deg. Denne informasjonen vil hjelpe deg med å planlegge en tidsplan for å fullføre arbeidsoppgaver som vil være mest akseptable og effektive for deg. Planleggingsmetoder Det er mange tidsplanleggingsmetoder. Først av alt foreslår jeg at du vurderer de vanligste av dem: · Enkel planleggingsmetode. Alle ting som må gjøres registreres i en dagbok eller arrangør når de ankommer. Oppgaver er vanligvis planlagt i en kolonne og nummerert · Prioritetsplanleggingsmetode. Denne metoden er veldig lik den forrige. Forskjellen er at ting er rangert etter viktighet og haster · «Seks oppgaver»-metoden. Alle ting som må gjøres i nær fremtid er skrevet ned. Fra disse velges de 6 viktigste som må gjøres i morgen. Nummerer oppgavene dine i rekkefølge etter avtagende betydning og skriv dem ned i dagboken din. Om morgenen, begynn å gjøre ting i rekkefølge etter deres betydning · D. Eisenhowers metode. Avhengig av grad av viktighet og haster, er oppgavene gruppert i fire hovedblokker: A, B, C, D. Oppgaver A - haster/viktig Oppgaver B - haster/ikke viktig Oppgaver C - ikke haster/viktig Oppgaver D - ikke haster /ikke viktig . A. Haster og viktige oppgaver må utføres først og uavhengig. De blir aldri delegert til andre mennesker.B. Haster og uviktige oppgaver. Hvis dette ikke er så viktig, men fortsatt må fullføres veldig raskt, kan disse oppgavene delegeres til en av dine kollegaer.C. Ikke haster eller viktig. På grunn av at det ikke haster så mye blir ting ofte lagt til side for en viss tid, fordi... du kan være opptatt med andre viktige oppgaver, mer presserende og mindre viktige. Faren er at disse oppgavene plutselig blir veldig presserende. Fullfør alle oppgaver i tide uten å la ikke-hastende oppgaver bli presserende.D. Ikke haster eller viktig. Mange av oss klager over at vi ikke har nok tid, og likevel bruker vi mye tid på akkurat disse tingene. Hvis du virkelig trenger å gjøre dem, bruk så lite tid på dem som mulig · 80/20-prinsippet eller "Pareto-regelen." Det er fastslått at oppgaver i kategori I gir 80 % av resultatet med 20 % av innsatsen (tidsbruk), og oppgaver i kategori II gir 20 % suksess (resultater) med 80 % av tidsbruken. Praktiske anbefalinger for effektiv tidsplanlegging: 1. Forstå at tidsstyring ikke er en myte. Uansett hvor organisert du er, er det 24 timer i døgnet. Tidens gang endres ikke. Alt vi egentlig kan gjøre er å organisere oss på en slik måte at vi effektivt kan bruke tiden vi har. 2. Finn ut hvor du kaster bort tiden din. Mange av oss legger ikke merke til våre «kilder til å kaste bort tid». Se og form ditt virkelige bilde av tidsbruk. Dette er det første skrittet mot effektiv planlegging.3. Lag en plan for arbeidsdagen din. Planlegg neste dags aktiviteter kvelden før. Se gjennom listen din før du starter dagen. Listen skal være generell og plassert på ett ark, og ikke.