Van de auteur: Het artikel is gepubliceerd in het tijdschrift “Director”, nr. 2 (14)/2009 Zoals Winnie de Poeh zei: tijd is als honing... als het er is , dan is het meteen weg. Of beter gezegd, Vinnie had het natuurlijk alleen maar over honing, maar je moet toegeven dat dit in het werk van een leider na verloop van tijd heel vaak gebeurt. Ik kwam 's ochtends eerder dan alle anderen naar mijn werk, had geen tijd om rond te kijken - het was al lunch (en vaak merkte ik het niet eens), en daar was het al - en de medewerkers namen contact op met de exit - ze, zie je, de werktijd was voorbij... Met de omvang en diversiteit van het werk dat de manager moet doen - zijn 24 uur per dag echt niet genoeg voor hem. Hoewel de bewering dat het werk met goed georganiseerde tijd niet meer dan 6-8 uur per dag mag duren, ook waar is. Daarom raden we u aan om uit te zoeken waar de tijd van de manager naartoe gaat Er zijn heel veel manieren om tijd te verspillen, en ieder van ons voegt ijverig onze eigen "putten" toe aan deze lijst, maar generaliserend kunnen we verschillende hoofdredenen voor tijdelijk verlies van management identificeren: - onjuist georganiseerd systeem van omgekeerde delegatie; ondergeschikten - onjuiste prioritering; onjuiste organisatie van werknemersplaats en informatie; laten we eens kijken waar deze redenen vandaan komen en hoe ze tot uiting komen in het werk van een manager. Onjuist georganiseerd vergadersysteem Met grote waarschijnlijkheid kan worden gesteld dat u tijdens vergaderingen echt tijd verliest als: - uw werkvergaderingen van vijf minuten en wekelijkse/maandelijkse vergaderingen respectievelijk meer dan 20 en 60 minuten duren; zijn er zeker verwachtingen voor elke bijeenkomst; elke bijeenkomst is te laat; - er is geen duidelijke volgorde vastgelegd tijdens de bijeenkomsten en/of er is geen tijdslimiet gespecificeerd voor de toespraken van de deelnemers (er zijn geen tijdslimieten voor elke toespraak); de vergaderingen, problemen worden besproken en problemen met betrekking tot een of twee aanwezigen worden opgelost, terwijl de rest (en jij ook) niets doet - de vergadering moet worden opgeschort vanwege telefoongesprekken die binnenkomen op de vaste telefoon in de kamer; of de mobiele telefoons van de deelnemers; - Je bent zelf aanwezig bij bijeenkomsten waarop je niets te zeggen hebt (hetzij omdat de onderwerpen niet de jouwe zijn, hetzij om andere redenen). En inderdaad, wat in organisaties voortdurend vijf minuten vergaderen wordt genoemd veranderen in saai “anderhalf uur”, en regelmatige eindvergaderingen “vreten” soms de halve werkdag op. Het is om deze reden dat de overgrote meerderheid van de managers, vooral in begrotingsorganisaties, niet van klassikale bijeenkomsten houdt. In werkelijkheid zijn regelmatige bijeenkomsten een uitstekend managementinstrument, dat juist gericht is op het besparen van werktijd en ook op controle , stimulering en overdracht van informatie binnen het bedrijf en vooral het handhaven van de discipline onder de medewerkers. Het belangrijkste is om het proces correct te organiseren, en dan zal de uitzonderlijke effectiviteit van vergaderingen niet lang op zich laten wachten. De tweede reden. Omgekeerde delegatie van de kant van ondergeschikten We kunnen met zekerheid zeggen dat u vatbaar bent voor omgekeerde delegatie, en het kost veel van uw tijd wanneer: - Uw ondergeschikten graag contact met u opnemen over verschillende kwesties, waaronder, naar uw mening, kleine kwesties. en onbeduidend; - u besteedt meer dan twee uur per dag aan het 'ondersteunen' van het werk van ondergeschikten (tenzij we het natuurlijk hebben over nieuwkomers die net in de organisatie zijn aangekomen); zit niet in de organisatie, of in het weekend als je een ander schema hebt - Je hoort vaak complimenten uit de serie ‘Je bent zo slim, je weet alles’, ‘Hier ga je zeker beter in zijn’, ‘Nou, voor een specialist; net als jij is zoiets kleins de moeite waard”; op je takenlijst staan ​​veel formuleringen zoals “help P...”, “los het probleem op met S...”, “zoek naar A. ..”, en al deze afkortingen zijn de namen van uw ondergeschikten. Dit wordt vooral relevant als u ermee heeft gewerktmet je team en de relatie is al opgebouwd, ze weten heel goed waarmee ze je kunnen ‘vangen’, en dit is nog duidelijker als je zelf bent gegroeid van een ooit gewone medewerker. Het begrijpen van omgekeerde delegatie is niet altijd zo eenvoudig het lijkt op het eerste gezicht op de markt, omdat het oplossen van dit probleem vaak eerst jezelf moet herstructureren (gewoonten, stereotypen, opvattingen), en pas daarna interactie met ondergeschikten en hun slechte gewoonten. Bovendien zal in de eerste fase de wens om omgekeerde delegatie op te geven en uw ondergeschikten ervan te ontdoen de tijd die aan hen wordt besteed misschien niet verminderen, maar zelfs vergroten, maar uiteindelijk zult u, door uw werknemers te leren onafhankelijk te zijn, aanzienlijke voordelen ontvangen. besparing in uw eigen inspanning en tijd. Reden drie. Onjuiste prioritering (verstrikt raken in kleine dingen, routine). Tijdverlies houdt precies verband met een onjuiste prioritering van taken, wanneer: - u alle taken eenvoudigweg als een lijst plant, zonder de volgorde van hun uitvoering aan te geven; “kruipen” van dagelijkse serieuze, mondiale, belangrijke zaken waar je gewoon niet aan toe komt; - Je behandelt altijd eerst de dingen die zich nu voordoen, zonder het belang ervan volledig te analyseren; vergt concentratie, je wordt er voortdurend van afgeleid om kleinere zaken op te lossen - jouw organisatie kent geen ‘spreekuren’ om vragen van bezoekers en medewerkers op te lossen, en/of ‘niet binnen’-borden tijdens belangrijke zaken van de leidinggevende; - u beantwoordt zelf alle telefoontjes die naar uw kantoor komen (en vooral aangrenzende gebouwen), bekijkt e-mails die in een gemeenschappelijke mailbox binnenkomen, communiceert persoonlijk met elke manager die advertenties, websiteontwikkeling en andere diensten aanbiedt, en beantwoordt bezoekende bezoekers waar ze heen kunnen. Maar prioriteiten stellen, samen met het stellen van doelen - dit is een van de belangrijkste hefbomen van tijdmanagement in het algemeen, omdat het al lang bekend is dat de 20% van de belangrijkste taken 80% van de effectiviteit en het succes opleveren (Pareto-principe) , en de taak van de manager is juist om deze 20% van de taken nauwkeurig te benadrukken. Natuurlijk moet je, naast het debuggen van de prioriteiten van de regeling, misschien ook werken aan het formuleren van taken, tijdnormen, het bepalen van de eerste stap en een aantal. van andere details, maar door de zaken in ieder geval in verschillende categorieën te verdelen op basis van het criterium van belangrijkheid, bespaart u veel tijd en moeite. Reden vier. Verkeerde organisatie van de werkplek en informatie Je verliest veel van je kostbare tijd door een verkeerde organisatie van de werkplek, wanneer: - zowel 's avonds als 's ochtends je bureaublad even rommelig is, alleen tijdens de vakantie is het wat vrijer; - U zoekt vaak langer dan een minuut naar het benodigde document op uw bureaublad; - er staan ​​geen handtekeningen op de mappen met papieren documenten waarmee u werkt, en er zitten scheidingstekens en bladwijzers in; mappen op uw computer er zijn meer dan 10 submappen of documenten (de uitzondering zijn alfabetische archieven op achternaam of organisaties die handig bij elkaar kunnen worden bewaard); elke medewerker van uw bedrijf kan zonder uw medeweten wat papier op uw bureau leggen , het rommelige bureau van een manager is vaak niet alleen het onderwerp van talloze grappen van collega's en ondergeschikten, maar ook een echte hoofdpijn voor de eigenaar als het een nietmachine is) of document op uw bureaublad, bureaublad, plank of een andere elektronische map mag niet langer dan 40 minuten duren. Vijfde reden. Gebrek aan interne motivatie Je tijd wordt op een onconstructieve manier besteed aan zelfovertuiging en andere motivatieproblemen, juist vanwege een verminderde motivatie voor werk, als: - de eerste associaties die je hebt met het woord ‘werk’ meer aan negatief dan zelfs aan negatief kunnen worden toegeschreven. neutraal of positiever - hand op hart, elk ofBijna elke ochtend ga je met tegenzin naar je werk en/of vind je de kleur van de muren, vloer, plafond, tafel etc. simpelweg niet mooi. op kantoor; - je dagelijkse takenlijst bevat een groot aantal "padden" (dat wil zeggen taken die onaangenaam zijn, en daarom wil je ze helemaal niet doen); - voordat je begint met het oplossen van de volgende taak , je moet een paar minuten afstemmen en jezelf zelfs dwingen; - Je wordt graag afgeleid door koffie, een sigaret of een persoonlijk telefoongesprek, ongeacht wat je precies aan het doen was voor jezelf geformuleerd in termen van “behoefte”, kun je al spreken van een gebrek aan werkmotivatie. De maximale taak in dit opzicht is om jezelf te leren denken in termen van ‘ik wil’ in relatie tot werk. Als u, terwijl u reageerde op uitspraken in verschillende secties van het artikel, meerdere ‘zwarte gaten’ tegelijk hebt ontdekt, waarin uw tijd kan worden verspild, dan is het oké om maatregelen te nemen om deze consequent te elimineren. Als je er geen hebt gevonden, probeer dan twee weken lang de tijd bij te houden - dat wil zeggen, schrijf eenvoudig al je acties tijdens het werk op met een nauwkeurige (tot op de minuut) indicatie van de tijd voor elk. Dergelijke berekeningen zullen, zelfs als ze niet direct de oorzaken van tijdelijke verliezen aangeven, een uitstekende stimulans voor u zijn in termen van werktoon, omdat, zoals u weet, regelmatige meting van welke indicator dan ook al van invloed is op de groei ervan. Zijbalken: hoe u vergaderingen effectiever kunt maken: 1. Bepaal welk type vergaderingen u nodig heeft (dagelijkse vergaderingen van vijf minuten, wekelijkse of maandelijkse vergaderingen om de resultaten samen te vatten, probleemvergaderingen die niet strikt aan een tijdschema zijn gebonden). Ontwikkel voor elk type bijeenkomst competente regels (bepaal wie aanwezig moet zijn op de bijeenkomsten, in welke volgorde ze zullen spreken en wat het onderwerp van hun toespraken zal zijn), bepaal wanneer het handiger is om het te houden (het is raadzaam dat de vergadering niet op maandagochtend of vrijdagavond valt) en stel termijnen vast.3. Volg de regels (begin op tijd, ongeacht het aantal aanwezigen, beperk sprekers als ze ‘beginnen te praten’)4. Geef iemand de opdracht om notulen van de vergadering bij te houden, waarin alle opdrachten zijn opgenomen die tijdens de vergadering zijn gegeven, met deadlines en degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie ervan, evenals interessante ideeën die door de deelnemers zijn geuit. Hoe het fenomeen ‘omgekeerde delegatie’ te overwinnen: 1. Probeer de reden te achterhalen waarom omgekeerde delegatie zo vaak voorkomt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u heel laaggeschoolde werknemers voor u werkt. Of je stelt analfabeet taken op. Of uw ondergeschikten zijn bang om verantwoordelijkheid te nemen. Of ze zijn er gewoon aan gewend dat je het meeste werk zelf doet. 2. Bepaal een manier om met de geïdentificeerde oorzaak om te gaan. Als de manieren om met de eerste twee redenen (lage kwalificaties van personeel en onjuiste taakstelling) om te gaan aan de oppervlakte liggen (een medewerker leren of zelf een taak leren stellen), worden de andere twee steeds ernstiger Het nemen van verantwoordelijkheid voor de resultaten van het voltooien van taken wordt vaak veroorzaakt door een buitensporige overheersing van negatieve bekrachtiging boven positieve (dat wil zeggen, wanneer ze veel vaker en serieuzer schelden dan ze prijzen). Denk eens aan de laatste keer dat u hardop lof uitte en wanneer u een berisping kreeg, en als er echt meer van de laatste zijn dan de eerste, dan is dit voor u een directe weg om hetzelfde operationele management te leren. 3. Vecht. Omdat omgekeerde delegatie meestal nog steeds wordt geassocieerd met de slechte gewoonte van werknemers om hun zaken naar u over te dragen (en ze doen dit om de eenvoudige reden dat u ze graag van u afhaalt), moet u er lang en consistent mee werken. Bepaal niet voor uw ondergeschikten hun taken, maar stuur ze om het zelf te doen. Het klinkt ongeveer zo: “denk nog eens goed na, en kom binnen… (tijdstip aangeven) in ieder geval met… oplossingsmogelijkheden.” Hoe u de efficiëntie bij het werken met prioriteiten kunt vergroten: 1. Schrijf het op een vel papier (u kunt uw werkagenda gebruiken om u te helpen)een lijst met alle taken waarmee u momenteel te maken krijgt.2. Verdeel ze in drie groepen: categorie A - de belangrijkste zaken die niet kunnen worden uitgesteld. Categorie B – dingen die vandaag, morgen en zelfs overmorgen kunnen worden gedaan zonder verlies van efficiëntie, maar als ze vandaag worden voltooid, zal dit in de toekomst tijd voor u vrijmaken. Categorie C – taken die ooit moeten worden voltooid, als er tijd over is van de taken van de eerste twee categorieën.3. Voer uw taken in een bepaalde volgorde uit. Het is raadzaam om soortgelijke acties uit te voeren voor elke specifieke werkperiode (werkdag, week, maand). Daarnaast kun je zowel puur werktaken als persoonlijke zaken (artsbezoeken, sportschool, zelfontwikkeling, etc.) in je lijstjes opnemen. Als u dergelijke prioriteiten al lang onder de knie heeft, kunt u complexere systemen gebruiken (bijvoorbeeld de Eisenhower-matrix, waarin taken worden onderverdeeld in verschillende categorieën op basis van schalen van belangrijkheid en urgentie). Zo organiseert u uw werkplek: 1. Maak er een regel van om uw bureau regelmatig schoon te maken. Het is goed als het vrijdag is (of zaterdag als je een zesdaagse werkweek hebt) - zodat je, wanneer je aan het einde van de week je werk verlaat en naar je opgeruimde bureau kijkt, welverdiende voldoening voelt van het werk dat je hebt gedaan tot nu toe voltooid.2. Verdeel alle spullen en documenten die momenteel op tafel en in de tafel liggen in drie groepen: wat nodig is (wat u elke dag gebruikt), wat niet dringend nodig is (wat u niet vaker dan één keer per week gebruikt) en helemaal niet nodig . Laat alleen de spullen van de eerste groep op tafel liggen, verwijder al het andere en probeer ze zo te sorteren in bureauladen, planken etc. dat de vaker gebruikte spullen en papieren ook beter toegankelijk zijn (dichter liggen). 3. Controleer of het aantal documenten in elke map/submap/lade enz. (en hier hebben we het over zowel gedrukte als elektronische documenten) niet groter is dan negen.4. Gebruik alle mogelijke visualisatietools waarmee u snel door uw bureaublad kunt navigeren, maar ook door planken en laden (dit kunnen grote inscripties zijn, gekleurde bladwijzers, paginascheidingstekens, aparte laden voor verschillende documenten, enz.).5. Introduceer duidelijke regels voor collega's en ondergeschikten om met u te communiceren via uw desktop (e-mail, server, enz.). Spreek bijvoorbeeld af dat het verboden is om tijdens uw afwezigheid documenten op uw bureau te plaatsen, of zorg voor een speciaal bakje voor binnenkomende documentatie, of spreek speciale markeringen af ​​voor dringende papieren (gekleurde sticker). Zodra de regels zijn opgesteld en getest, eis dan dat ze strikt worden nageleefd. Zo vergroot je de zelfmotivatie: 1. Vind 20, of beter nog 30, voordelen in uw huidige baan. Je kunt zelfs een opstel in vrije vorm schrijven over het onderwerp ‘waarom ik van mijn werk houd’. De enige voorwaarde is dat je op dit moment niet de minste aandacht besteedt aan de nadelen van je geliefde werk, zelfs als ze koppig proberen zich aan je ogen te laten zien.2. Geef uzelf een beloning voor een succesvolle werkdag of een voltooide taak. Het kan van alles zijn (koop een ijsje of een reep chocolade, geef me een pauze van vijf minuten, bel je geliefde, kijk 's avonds naar je favoriete film, enz.), het belangrijkste is dat je tegen jezelf kunt zeggen – dit is voor mij....3. Wanneer u een lijst met taken voor de dag, week of maand maakt, markeer dan één ‘pad’ (een onbeminde, lang uitgestelde taak of een gesprek met een onaangename gesprekspartner) en voltooi deze als eerste in de ochtend (op maandag, de eerste dag ) zodat het niet als een Damocles-zwaard boven je ‘hangt’, en de rest van de periode soepel verliep. Zorg ervoor dat u uzelf prijst als u de taak op tijd voltooit, markeer deze visueel of met een actie (streep bijvoorbeeld stoutmoedig de bewoording van deze taak door in uw agenda of verfrommel het papiertje met de naam ervan vrolijk op en gooi het weg. naar de monitor/rek/agenda).4. Let bij het plannen van uw dag op de volgorde van de taken. Laat meer complexe afwisselen.