HOE ALLES TE DOEN OF EFFICIËNTE TIJDPLANNING Hoe vaak heeft u niet genoeg tijd om werktaken te voltooien? En waarom blijft timemanagement zo’n moeilijke taak? Het meest voorkomende obstakel waarmee we worden geconfronteerd bij het plannen is de perceptie van tijd. Daarom is de allereerste stap op weg naar het beheersen van de kunst van tijdmanagement het kritisch onderzoeken van hoe u uw tijd waarneemt en beheert. Om te analyseren hoe u uw tijd beheert, raad ik u aan deze oefening te doen met behulp van de open zinsmethode Oefening 1. Wat werkt in uw voordeel? Ga zo gedetailleerd mogelijk verder met de volgende uitspraken: Hoe druk ik het ook heb, ik vind tijd om te doen _________________________ Ik weet precies hoeveel tijd ik moet doen___________________ Ik ga altijd aan de slag op ________________________________________ zonder uitstel Ik ben nooit te laat voor __________________________________________ Ik heb het altijd druk tussen ___________________________ Het is gemakkelijker voor mij om deadlines te halen als ik ____________________________ Dingen die ik gemakkelijk aan anderen delegeer____________ Bekijk nu uw antwoorden en bepaal welke nieuwe dingen u over uzelf kunt leren. Vraag jezelf af waarom je goed bent in deze taken. Waarom werkt dit? Doe jij bepaalde dingen omdat je ze leuk vindt? Of omdat je er succesvol mee omgaat? Geef je toe aan druk van buitenaf (“Als ik dit niet doe, word ik ontslagen, dus daar moet ik altijd mee dealen”) of aan interne attitudes (“Als ik dit niet doe, zal ik niet blij zijn met mezelf")? Vraag uzelf af wat u motiveert om deze taken uit te voeren. We hebben allemaal obstakels die ons ervan weerhouden onze tijd effectief te beheren. Daarom is het belangrijk om te weten wat tot doelloze verspilling leidt. Misschien kan een lijst met de belangrijkste bronnen van tijdverspilling je helpen bij het bepalen van de tijdreserves. Oefening 2. Bronnen van tijdverspilling Rangschik de bronnen van tijdverspilling in volgorde van belangrijkheid voor jou. Zinloze telefoongesprekken: sociale netwerken, chats, forums, spelletjes. Gebrek aan prioriteiten in taken. Slecht georganiseerde uitwisseling van informatie tussen afdelingen anderen. Correctie van fouten die voorkomen hadden kunnen worden. Besluiteloosheid. Slecht georganiseerde en ongecoördineerde vergaderingen. Overmatige kantoorbureaucratie. Nu je hebt gezien welke factoren je tijd in beslag kunnen nemen, stel jezelf dan de volgende vraag: ‘Wat werkt er niet? ?” Je kunt deze oefening in vrije vorm doen of de onafgemaakte zinnen hieronder gebruiken. Oefening 3. Wat werkt niet? Ga verder met de volgende uitspraken. Geef zoveel mogelijk voorbeelden. Ik heb nooit tijd voor __________________________________ Ik besteed te veel tijd aan _________________________________ Ik heb geen duidelijk gedefinieerde doelen voor _____________________ Ik ben bereid en in staat om de hele dag te studeren __________________________________ Ik onderschat altijd de tijd die nodig is om _______________________ stel het starten altijd uit _________________________________ Ik ben vaak te laat ________________________________________________ Antwoorden op de oefening "Wat werkt niet?" wordt een lijst voor u met wat u moet repareren. Raadpleeg deze lijst vaak om te bepalen hoe ver u bent gekomen in de richting van het bereiken van uw doelen. Soms presteert u bij sommige taken slechter dan bij andere, niet omdat u niet over de vaardigheden beschikt, maar vanwege persoonlijke voorkeuren en specifieke omstandigheden waarin u moet presteren. deze taken. Of je het nu beseft of niet, we hebben allemaal bepaalde voorkeuren met betrekking tot wanneer en hoe we verschillende taken moeten uitvoeren.of zaken. Als we aandacht besteden aan onze voorkeuren, wordt het veel gemakkelijker om te verwezenlijken wat we plannen. Oefening 4: Uw voorkeuren in het tijdplanningsproces Schrijf de volgende lijst met alternatieven op een vel papier en markeer wat uw voorkeur heeft geeft de voorkeur aan: Werk onafhankelijk van anderen Werk samen in een team Focus op korte perioden Concentreer je voor lange perioden Focus op één ding tegelijk Multitask (doe meerdere dingen tegelijk) Druk werkschema Langzaam en gemakkelijk schema Plannen en voorspelbaarheid Verrassing en spontaniteit Strakke deadlines Het duurt lang om een ​​taak te voltooien. Het duurt lang om na te denken over het voltooien van een taak. Neem snelle beslissingen. Er is geen goed of fout met de antwoorden op deze vragen. Het belangrijkste is dat uw antwoorden u kunnen helpen een beter inzicht te krijgen in de redenen achter wat voor u wel en niet werkt. Deze informatie helpt u bij het plannen van een planning voor het voltooien van werktaken die voor u het meest acceptabel en effectief is. Planningsmethoden Er zijn veel methoden voor tijdplanning. Allereerst stel ik voor dat u de meest voorkomende daarvan in overweging neemt: · Eenvoudige planningsmethode. Alle dingen die gedaan moeten worden, worden bij aankomst in een dagboek of organizer genoteerd. Taken worden meestal in een kolom gepland en genummerd. Deze methode lijkt sterk op de vorige. Het verschil is dat de zaken worden gerangschikt op belangrijkheid en urgentie. · De “zes taken”-methode. Alle dingen die in de nabije toekomst moeten gebeuren, worden opgeschreven. Hieruit worden de 6 belangrijkste geselecteerd die morgen moeten worden gedaan. Nummer uw taken in volgorde van afnemend belang en noteer ze in uw agenda. Begin 's ochtends met het doen van de dingen in volgorde van belangrijkheid. · De methode van D. Eisenhower. Afhankelijk van de mate van belangrijkheid en urgentie worden de taken gegroepeerd in vier hoofdblokken: A, B, C, D. Taken A - urgent/belangrijk Taken B - urgent/niet belangrijk Taken C - niet urgent/belangrijk Taken D - niet urgent /niet belangrijk . A. Dringende en belangrijke taken moeten eerst en zelfstandig worden uitgevoerd. Ze worden nooit gedelegeerd aan andere mensen.B. Urgente en onbelangrijke taken. Als dit niet zo belangrijk is, maar toch zeer dringend moet worden uitgevoerd, kunnen deze taken worden gedelegeerd aan een van je collega's.C. Niet dringend of belangrijk. Omdat het niet heel dringend is, worden zaken vaak even opzij gezet, omdat... Het kan zijn dat u het druk heeft met andere belangrijke taken, urgenter en minder belangrijk. Het gevaar is dat deze taken plotseling zeer urgent worden. Voltooi alle taken op tijd, zonder dat niet-dringende taken urgent worden.D. Niet dringend of belangrijk. Velen van ons klagen erover dat we niet genoeg tijd hebben, en toch besteden we veel tijd aan het doen van deze dingen. Als het echt nodig is, besteed er dan zo min mogelijk tijd aan. · Het 80/20-principe of de ‘Pareto-regel’. Er is vastgesteld dat taken van categorie I 80% van het resultaat opleveren bij 20% van de inspanning (bestede tijd), en taken van categorie II zorgen voor 20% van het succes (resultaten) bij 80% van de bestede tijd. Praktische aanbevelingen voor effectieve tijdplanning: 1. Begrijp dat timemanagement geen mythe is. Hoe georganiseerd je ook bent, er zitten 24 uur in een dag. Het verstrijken van de tijd verandert niet. Het enige wat we echt kunnen doen is onszelf zo organiseren dat we de tijd die we hebben effectief kunnen gebruiken. 2. Zoek uit waar je je tijd aan verspilt. Velen van ons merken onze ‘bronnen van tijdverspilling’ niet op. Kijk en vorm uw echte beeld van tijdsbesteding. Dit is de eerste stap op weg naar effectieve planning.3. Maak een planning voor je werkdag. Plan de activiteiten van uw volgende dag de avond ervoor. Controleer uw lijst voordat u aan uw dag begint. De lijst moet algemeen zijn en op één blad worden geplaatst, en dat is niet zo.