저자: 이 기사는 잡지 “Director”에 게재되었습니다. 2009년 2호(14)호 곰돌이 푸가 말했듯이 시간은 꿀과 같습니다... 거기 있다면 , 즉시 사라졌습니다. 또는 오히려 Vinny는 물론 꿀에 대해서만 이야기했지만 시간이 지남에 따라 리더의 작업에서 이런 일이 자주 발생한다는 것을 인정해야합니다. 나는 다른 사람들보다 먼저 아침에 일하러 왔고 주변을 둘러 볼 시간이 없었습니다. 이미 점심 시간이었고 (종종 눈치 채지도 못했음) 이미 거기에 있었고 직원들은 출구를 향해 손을 뻗고있었습니다. - 보시다시피, 근무 시간은 끝났습니다... 관리자가 해야 할 업무의 양과 다양성으로 인해 하루 24시간은 실제로 그에게 충분하지 않습니다. 시간을 잘 짜면 하루에 6~8시간 이상 일하면 안 된다는 말은 사실이지만, 그렇기 때문에 관리자의 시간이 어디로 가는지 파악하는 것이 좋습니다. 많은 방법으로 시간을 낭비하고 있으며 우리 각자는 자신의 "싱크대"를 사용하여 이 목록에 부지런히 추가하지만 일반화하면 일시적인 관리 손실의 몇 가지 주요 이유를 확인할 수 있습니다. - 부적절하게 조직된 회의 시스템 - 역위임; 부하 직원 - 잘못된 우선 순위 - 직원 위치 및 정보의 부적절한 구성 - 내부 동기 부족 이러한 이유가 관리자의 작업에서 어떻게 나타나는지 순차적으로 살펴 보겠습니다. 부적절하게 구성된 회의 시스템 다음과 같은 경우에는 회의 중에 실제로 시간을 낭비한다고 말할 수 있습니다. - 5분 회의와 주간/월간 회의가 각각 20분과 60분 이상 소요됩니다. 각 회의에 대한 기대치가 모두 늦었습니다. - 회의에서 명확한 순서가 정해져 있지 않으며/또는 참가자의 연설에 대한 시간 제한이 표시되어 있지 않습니다(각 연설에는 시간 제한이 없습니다). 회의, 문제가 논의되고 참석한 한두 사람과 관련된 문제가 해결되는 반면 나머지(그리고 당신도)는 아무것도 하지 않습니다. 방에 있는 유선 전화로 걸려오는 전화로 인해 회의가 중단되어야 합니다. 또는 참가자의 휴대폰 - 귀하는 할 말이 없는 회의에 참석합니다(주제가 귀하의 것이 아니거나 다른 이유로 인해). 그리고 실제로 조직에서는 5분 회의라고 합니다. 지루한 "1시간 30분"으로 바뀌고 정기적인 최종 회의는 때때로 근무일의 절반을 "먹습니다". 이러한 이유로 특히 예산 조직의 대다수 관리자는 수업 회의를 좋아하지 않습니다. 실제로 정기 회의는 작업 시간을 절약하고 통제를 허용하는 훌륭한 관리 도구입니다. , 회사 내 정보 전달 및 자극, 그리고 무엇보다도 직원 간의 규율을 유지합니다. 가장 중요한 것은 프로세스를 올바르게 구성하는 것입니다. 그러면 회의의 탁월한 효율성이 오래 가지 않을 것입니다. 두 번째 이유. 부하 직원의 역위임 귀하는 역위임에 취약하며 다음과 같은 경우에는 많은 시간이 소요됩니다. - 부하 직원의 업무를 "지원"하는 데 하루에 2시간 이상을 소비합니다(물론 방금 조직에 도착한 신입사원에 대해 이야기하는 경우는 제외). 조직에 있지 않거나 일정이 다른 경우 주말에 - 시리즈에서 "당신은 정말 똑똑해요, 당신은 모든 것을 알고 있습니다", "당신은 확실히 더 잘할 것입니다", "글쎄, 같은 전문가에게는 칭찬을 자주 듣습니다. 당신, 이렇게 작은 일은 그만한 가치가 있습니다.” - 할 일 목록에는 “P를 도와주세요...”, “S로 문제를 해결하세요...”, “A를 찾아주세요..”와 같은 많은 공식이 있습니다. .”, 이 약어는 모두 부하 직원의 이름입니다. 이는 특히 함께 일할 때 관련이 있습니다.귀하의 팀과 관계가 이미 확립되어 있으면 그들은 귀하를 "잡을" 수 있는 것이 무엇인지 잘 알고 있으며, 귀하가 한때 평범한 직원에서 성장했다면 이는 더욱 두드러집니다. 역 위임을 이해하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 언뜻 보면 시장에 있는 것처럼 보입니다. 왜냐하면 이 문제를 해결하려면 먼저 자신을 재구성(습관, 고정관념, 견해)한 다음 부하 직원 및 그들의 나쁜 습관과 상호 작용해야 하기 때문입니다. 또한 첫 번째 단계에서는 역 위임을 포기하고 부하 직원을 떼어 놓으려는 욕구가 줄어들지 않고 소요 시간이 늘어날 수도 있지만 결국 직원에게 독립성을 가르치면 상당한 이점을 얻을 수 있습니다. 자신의 노력과 시간을 절약할 수 있습니다. 이유 3. 잘못된 우선순위 지정(사소한 문제, 일상적인 일에 얽매임) 다음과 같은 경우 시간 손실은 작업의 잘못된 우선순위 지정과 정확히 관련됩니다. - 모든 작업을 구현 순서를 표시하지 않고 단순히 목록으로 계획합니다. 당신이 처리할 수 없는 심각하고 글로벌하며 중요한 문제를 매일 "크롤링"합니다. - 당신은 항상 그 중요성을 완전히 분석하지 않고 지금 발생한 문제를 처리합니다. 집중력이 필요하고 작은 문제를 해결하기 위해 지속적으로 주의가 산만해져야 합니다. - 귀하의 조직에는 방문자와 직원의 질문을 해결하기 위한 "근무 시간"이 없으며 관리자의 중요한 문제 중에 "들어가지 마세요" 표시가 없습니다. ; - 귀하는 귀하의 사무실(그리고 훨씬 더 인접한 건물)로 오는 모든 전화에 응답하고, 공동 사서함에 도착하는 이메일을 살펴보고, 광고, 웹사이트 개발 및 기타 서비스를 제공하는 각 관리자와 개인적으로 소통하고, 방문 방문자에게 응답합니다. 그러나 목표 설정과 함께 우선순위 설정은 일반적으로 시간 관리의 가장 중요한 수단 중 하나입니다. 왜냐하면 가장 중요한 작업의 20%가 효율성과 성공의 80%를 가져온다는 것이 오랫동안 알려져 왔기 때문입니다(파레토). 원칙) 관리자의 임무는 이러한 20%의 작업을 정확하게 강조하는 것입니다. 물론 배열 우선 순위를 디버깅하는 것 외에도 작업 공식화, 시간 기준, 첫 번째 단계 결정 및 작업을 수행해야 할 수도 있습니다. 기타 여러 가지 세부 사항이 있지만 최소한 중요성 기준에 따라 여러 범주로 나누기 시작하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 이유 4. 직장 및 정보의 잘못된 구성 다음과 같은 경우 직장의 잘못된 구성으로 인해 귀중한 시간을 많이 잃게 됩니다. - 작업하는 종이 문서가 있는 폴더에는 서명이 없고 그 안에 구분 기호와 책갈피가 있습니다. 컴퓨터의 폴더에는 10개 이상의 하위 폴더 또는 문서가 있습니다(함께 저장하기 편리한 성 또는 조직별로 알파벳순 아카이브는 제외). - 회사의 모든 직원이 사용자가 모르는 사이에 책상 위에 종이를 올려 놓을 수 있습니다. , 관리자의 어질러진 책상은 종종 동료와 부하 직원의 수많은 농담의 대상일 뿐만 아니라 그 소유자의 진정한 골칫거리이기도 합니다. 직장 조직이 얼마나 효과적으로 작동하는지 확인하는 것은 매우 간단합니다. 필요한 항목을 검색하는 것입니다. 스테이플러인 경우) 또는 데스크탑, 데스크톱, 선반 또는 전자 폴더에 있는 문서는 30초 이상 소요되지 않습니다. 다섯 번째 이유. 내부 동기 부족 다음과 같은 경우에는 일에 대한 동기가 감소하여 자기 설득 및 기타 동기 부여 문제에 시간을 비 건설적으로 소비합니다. 중립적이거나 더 긍정적인 것 - 마음에 손을 대세요.거의 매일 아침 마지 못해 출근하거나 단순히 벽, 바닥, 천장, 테이블 등의 색상이 마음에 들지 않습니다. 사무실에서 - 일일 할 일 목록에는 수많은 "두꺼비"(즉, 불쾌하여 전혀 수행하고 싶지 않은 작업)가 포함되어 있습니다. , 당신은 몇 분 동안 집중해야 하며 심지어 자신을 강요해야 합니다. - 실제로 당신이 하고 있던 일이 대부분이라면 커피, 담배 또는 개인적인 전화 대화로 인해 주의가 산만해져서 기뻐합니다. "필수"라는 용어로 공식화되면 이미 작업 동기 부족에 대해 이야기할 수 있습니다. 이와 관련하여 최대 과제는 일과 관련하여 "내가 원한다"라는 관점에서 생각하도록 스스로 가르치는 것입니다. 기사의 여러 섹션에 있는 진술에 응답하는 동안 시간을 ​​낭비할 수 있는 여러 "블랙홀"을 한 번에 발견했다면 괜찮습니다. 이를 지속적으로 제거하는 조치를 취하십시오. 아무것도 찾지 못했다면 2주 동안 시간 측정을 해보세요. 즉, 작업 과정에서 각 작업의 시간을 정확하게 (분 단위로) 표시하여 모든 작업을 기록해 보세요. 이러한 계산은 일시적 손실의 원인을 직접적으로 나타내지 않더라도 작업 톤 측면에서 탁월한 자극제가 될 것입니다. 아시다시피 지표를 정기적으로 측정하면 이미 성장에 영향을 미치기 때문입니다. 사이드바: 회의를 더욱 효과적으로 만드는 방법: 1. 필요한 회의 유형을 결정합니다(매일 5분 회의, 결과를 요약하기 위한 주간 또는 월간 회의, 엄격하게 시간표에 얽매이지 않는 문제 회의). 각 유형의 회의에 대해 적합한 규정을 개발하고(회의에 누가 참석해야 하는지, 어떤 순서로 말할 것인지, 연설 주제가 무엇인지 결정), 언제 개최하는 것이 더 편리한지 결정합니다(권장됨) 회의가 월요일 아침이나 금요일 저녁에 이루어지지 않도록 하고 시간 제한을 설정합니다.3. 규칙을 따르십시오(참석한 사람 수에 관계없이 정시에 시작하고, "말하기 시작"하는 경우 발언자를 제한하십시오)4. 회의 중에 주어진 모든 명령이 입력되는 회의록, 마감일, 실행 담당자, 참가자가 표현한 흥미로운 아이디어 등을 기록하도록 누군가에게 지시하십시오. "역위임" 현상을 극복하는 방법: 1. 역위임이 왜 그렇게 자주 발생하는지 알아보십시오. 예를 들어 실제로 기술이 부족한 직원이 귀하를 위해 일하고 있을 수 있습니다. 또는 문맹으로 작업을 설정합니다. 또는 부하 직원이 책임을 지는 것을 두려워합니다. 아니면 그들은 단지 당신이 대부분의 일을 스스로 하는 것에 익숙해져 있을 뿐입니다. 2. 확인된 원인을 처리할 방법을 결정합니다. 처음 두 가지 이유(직원의 낮은 자격 및 잘못된 작업 설정)를 처리하는 방법이 표면에 있는 경우(직원을 가르치거나 작업 설정 방법을 직접 배우는 경우) 나머지 두 가지 이유는 직원의 두려움을 더욱 심각하게 만듭니다. 작업 완료의 결과에 대해 책임을 지는 것은 종종 긍정적인 것보다 부정적인 강화가 과도하게 우세하기 때문에 발생합니다(즉, 칭찬하는 것보다 훨씬 더 자주 그리고 더 심각하게 꾸짖는 경우). 지난번에 큰 소리로 칭찬을 했을 때와 질책했을 때를 생각해보세요. 전자보다 후자가 더 많다면 이것이 동일한 운영 관리를 배울 수 있는 직접적인 경로입니다. 3. 싸워라. 대부분의 경우 역위임은 직원이 자신의 업무를 귀하에게 이전하려는 나쁜 습관과 관련되어 있기 때문에(그리고 귀하가 기꺼이 직원을 빼앗아 간다는 단순한 이유 때문에 이 작업을 수행합니다) 오랫동안 지속적으로 작업해야 합니다. 부하 직원에게 업무를 결정하지 말고 스스로 수행하도록 보내십시오. 다음과 같이 들립니다. "스스로 다시 생각해보고, 적어도... 솔루션 옵션을 사용하여... (시간을 표시) 나에게 오세요." 우선순위 작업의 효율성을 높이는 방법: 1. 종이에 적어보세요(작업 일기를 활용하면 도움이 됩니다).현재 직면하고 있는 모든 작업 목록.2. 카테고리 A - 지체할 수 없는 가장 중요한 문제의 세 그룹으로 나눕니다. 카테고리 B - 오늘, 내일, 모레까지 효율성을 잃지 않고 할 수 있지만, 오늘 완료하면 미래에 시간을 확보할 수 있는 일입니다. 카테고리 C – 처음 두 카테고리의 작업에 시간이 남아 있으면 언젠가 완료해야 하는 작업입니다.3. 특정 작업 기간(근무일, 주, 월)마다 유사한 작업을 수행하는 것이 좋습니다. 또한 순전히 업무적인 업무와 개인적인 문제(의사 방문, 체육관 방문, 자기 계발 등)를 모두 목록에 포함할 수 있습니다. 이러한 우선순위 지정을 오랫동안 마스터했다면 더 복잡한 시스템을 사용할 수 있습니다(예를 들어 작업이 중요도와 긴급도에 따라 여러 범주로 나뉘는 아이젠하워 매트릭스). 직장을 정리하는 방법: 1. 정기적으로 책상을 청소하는 것을 규칙으로 삼으세요. 금요일이면 좋습니다(주 6일 근무라면 토요일). 그러면 주말에 퇴근하고 깨끗이 정리된 책상을 보면 지금까지의 일에 대해 마땅한 만족감을 느낄 수 있을 것입니다. 현재까지 완료되었습니다.2. 현재 테이블과 테이블에 있는 모든 항목과 문서를 필요한 것(매일 사용하는 것), 긴급하게 필요하지 않은 것(일주일에 한 번 이하로 사용하는 것), 전혀 필요하지 않은 것의 세 그룹으로 분배하십시오. . 테이블 위에 첫 번째 그룹의 물건만 남겨두고 나머지는 모두 치우고, 자주 사용하는 물건이나 종이도 더 쉽게 접근할 수 있도록 책상 서랍이나 선반 등에 정리해보세요. 삼. 각 폴더/하위 폴더/트레이 등의 문서 수가 9.4개를 초과하지 않는지 확인하십시오(여기서는 인쇄된 문서와 전자 문서 모두에 대해 이야기함). 데스크탑은 물론 선반과 서랍을 빠르게 탐색하는 데 도움이 되는 가능한 모든 시각화 도구를 사용하십시오(큰 비문, 컬러 책갈피, 페이지 구분 기호, 다양한 문서에 대한 별도의 트레이 등이 될 수 있습니다).5. 동료와 부하 직원이 데스크톱(이메일, 서버 등)을 통해 상호 작용할 수 있도록 명확한 규칙을 도입하세요. 예를 들어, 부재 시 책상 위에 문서를 올려놓는 것이 금지되거나, 서류 접수를 위한 특별 트레이가 있다는 점, 긴급 서류에 대한 특별 표시(컬러 스티커) 등에 동의합니다. 규칙이 형성되고 테스트되는 즉시 엄격한 준수를 요구하십시오. 자기 동기를 높이는 방법: 1. 현재 직장에서 20개, 아니 30개 이상의 장점을 찾아보세요. "내가 이 일을 사랑하는 이유"라는 주제로 자유 형식의 에세이를 작성할 수도 있습니다. 유일한 조건은 지금은 당신이 사랑하는 작품의 단점이 고집스럽게 당신의 눈에 보이려고 노력하더라도 그것에 대해 조금도 관심을 기울이지 않는다는 것입니다.2. 직장에서의 성공적인 하루 또는 완료된 작업에 대해 자신에게 보상을 제공하십시오. 무엇이든 될 수 있습니다(아이스크림이나 초콜릿 바를 사거나, 5분 동안 휴식을 취할 수 있도록 허용하거나, 사랑하는 사람에게 전화를 걸거나, 저녁에 좋아하는 영화를 보는 등). 가장 중요한 것은 스스로에게 말할 수 있다는 것입니다. – 이것은 나를 위한 것입니다....3. 일, 주, 월별 작업 목록을 작성할 때 "두꺼비"(사랑하지 않고 오랫동안 연기한 작업 또는 불쾌한 대담자와의 대화) 하나를 강조 표시하고 아침에 가장 먼저 완료합니다(첫 번째 날 월요일). ) 다모클레스의 검처럼 몸에 '걸리지' 않도록 나머지 기간은 순조롭게 지나갔다. 시간 내에 완료한 자신을 칭찬하고, 시각적으로 또는 행동으로 표시하십시오(예: 일기에서 이 작업의 문구를 대담하게 지우거나 행복하게 구겨서 이름이 붙은 종이 조각을 버리십시오). 모니터/랙/다이어리로).4. 하루를 계획할 때 작업 순서에 주의를 기울이세요. 더 복잡한 것들을 섞어보자.