"Alles moet zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt. Maar niet eenvoudiger." Albert Einstein Iedere organisatie heeft zijn eigen rapportagecyclus, sommige zelfs meerdere. Sommigen schrijven jaar- en kwartaalrapportages, anderen rapporteren over halfjaren, degenen die met het onderwijs te maken hebben beschouwen het begin van het schooljaar als uitgangspunt... In veel organisaties is er ook een onuitgesproken regel om vooraf een tussentijds rapport in te dienen. op vakantie gaan. Hoe je je humeur vóór de vakantie niet kunt verpesten door onvervulde zaken te 'openen' die verloren zijn gegaan op een voor jou onbekend tijdstip - het antwoord op deze vraag hangt niet af van welsprekendheid, maar van de organisatie van het werkproces methoden om het werkproces op een optimale manier te organiseren, waardoor de opeenstapeling van zaken die voor onbepaalde tijd worden uitgesteld en het ontstaan ​​van spoedklussen worden voorkomen. Dienovereenkomstig versterken deze methoden het positieve klimaat van het hele team door het goed gecoördineerde systematische werk van elke individuele medewerker. De vijf-fasenmethode voor het organiseren van het werkproces is eenvoudig te implementeren en tegelijkertijd effectief. Ongeacht andere omstandigheden is het noodzakelijk om vijf stappen te doorlopen om de taak aan te kunnen. We (1) verzamelen ‘dingen’ die onze aandacht afleiden; (2) verduidelijken wat deze dingen zijn en hoe ermee om te gaan; en (3) de resultaten uitzoeken, die wij (4) beschouwen als richtlijnen voor (5) actie. Het scheiden van de vijf fasen over de dag is erg nuttig en misschien wel noodzakelijk. Er zijn momenten waarop u alleen maar informatie wilt verzamelen en geen beslissingen wilt nemen. Soms wilt u de aantekeningen van een vergadering doornemen; Of als u terugkomt van een lange reis, moet u alles wat zich onderweg heeft verzameld, distribueren en organiseren. Er zijn momenten waarop u een volledig overzicht wilt maken van het komende werk of een deel ervan. En natuurlijk wordt er veel tijd besteed aan het voltooien van de taken die voor je liggen. De reden voor het falen op het gebied van zelforganisatie zijn onophoudelijke pogingen om alle vijf fasen tegelijkertijd te voltooien. Veel mensen proberen, zodra ze met pen en papier gaan zitten om ‘een lijstje te maken’, meteen de belangrijkste dingen te prioriteren en denken helemaal niet na over wat er eigenlijk moet gebeuren om ze af te ronden. Maar als je niet besluit hoe je een bedrijfsfeest gaat organiseren alleen maar omdat het ‘niet zo belangrijk’ is, zal dat bedrijfsfeest een open vraag worden die je de energie zal ontnemen die je nodig hebt om je effectief te concentreren op de dingen die er echt toe doen. Om te voorkomen dat je “gaten in de emmer” krijgt, moet je in de eerste fase alle dingen verzamelen die voor jou nog niet af zijn - alles wat werk en persoonlijk is, groot en klein, urgent en niet zo urgent - alles wat er in zit. uw mening is aan verandering onderhevig, en bij iets voelt u een interne toewijding om op elk niveau te veranderen. Strategische ideeën die verloren zijn gegaan in een stapel op uw bureau, oude tijdschriften op de salontafel - dit valt allemaal in deze categorie van 'dingen'. Zodra je het label ‘zou leuk zijn’ plakt aan iets dat je moet doen, ‘moet doen’ of ‘moet doen’, wordt het een onafgemaakte zaak. Het is bijvoorbeeld al ‘onvolledig’ om een ​​beslissing te moeten nemen over de vraag of je iets gaat doen of niet. Hieronder vallen ook al je ‘ik ga dit doen’ als je al besloten hebt iets te gaan doen, maar er nog geen vinger voor hebt uitgestoken; Dit omvat alle taken die de status 'in uitvoering' hebben, en zelfs de taken die u al hebt voltooid, maar nog niet hebt besloten dat u er helemaal klaar mee bent. Om 'openstaande problemen' goed te kunnen beheren, moet u ze verzamelen in een soort tijdelijke ‘container’ totdat je een minuutje vrij hebt om te beslissen wat je ermee gaat doen. Deze containers moeten echter periodiek worden geleegd, zodat ze levensvatbare hulpmiddelen voor het verzamelen van informatie blijven. Als u nog steeds te veel dingen in het geheugen probeert te bewaren, is de kans groter dat u dat ook doet.